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  • Redazione AsiaIncoprorate

Obbligo di conformità e requisiti continui per una società di Hong Kong

È risaputo che un'azienda è un'entità legale completamente separata dai suoi fondatori, dirigenti e dipendenti. Tuttavia, la responsabilità limitata operando come società per azioni comporta anche vari obblighi aziendali. L'azienda deve conformarsi alle varie disposizioni dell'ordinanza sulle società (Capitolo 622 delle leggi di Hong Kong).

Queste responsabilità includono la divulgazione tempestiva e la comunicazione di informazioni specifiche riguardanti la società, i suoi funzionari e azionisti, nonché qualsiasi modifica di tali informazioni al Registro delle società in modo che i membri del pubblico possano avere accesso alle informazioni più recenti della società tenuto dal Registro delle Imprese.

Se sei interessato a saperne di più sull'obbligo di conformità e su tutti i requisiti importanti, continua a leggere.


Se uno è interessato ad avviare una società a responsabilità limitata a Hong Kong, c'è una serie di requisiti che devono essere considerati.

È necessario mantenere un indirizzo registrato locale (la casella postale non è consentita)!

Deve essere mantenuto un segretario aziendale residente locale (persona fisica o giuridica).

Deve esserci almeno un direttore di persona (un locale o uno straniero, di età superiore ai 18 anni).

Un revisore nominato deve essere mantenuto a meno che non sia una società considerata "dormiente" ai sensi dell'ordinanza sulle società (in altre parole, una società che non ha transazioni contabili rilevanti durante un esercizio finanziario).

Il Registro delle Imprese deve essere informato di qualsiasi cambiamento nei dati registrati della società, inclusi indirizzo registrato, dati di azionisti, amministratori, segretario della società, cambiamenti nel capitale sociale e così via come segue:

Cambio di indirizzo della sede legale - entro 15 giorni dalla data del cambiamento.

Cambio Segretario e Amministratore (Nomina / Cessazione) - entro 15 giorni dalla data di nomina o cessazione.

Modifica della ragione sociale - deposito del modulo statutario NNC2 entro 15 giorni dall'approvazione della delibera speciale di modifica della ragione sociale.

Approvazione di risoluzioni speciali o altre risoluzioni - entro 15 giorni dall'approvazione della risoluzione.

Qualsiasi trasferimento dei libri contabili della società dalla sede legale della società - entro 15 giorni dalla modifica.

Qualsiasi assegnazione o emissione di nuove azioni - entro un mese dall'assegnazione o emissione.

La registrazione dell'attività deve essere rinnovata un mese prima della scadenza su base annuale o una volta ogni tre anni, a seconda che il certificato sia valido per un anno o tre anni. Il certificato di registrazione dell'attività deve essere esposto in ogni momento presso la sede principale dell'attività dell'azienda.

Un'Assemblea Generale Annuale (AGM) deve essere tenuta entro 18 mesi dalla data di costituzione; le successive AGM devono essere tenute ogni anno solare, con l'intervallo tra ciascuna AGM non superiore a 15 mesi.


Gli amministratori devono presentare i conti finanziari della società (cioè conto profitti e perdite e stato patrimoniale) in conformità con il quadro dei Financial Reporting Standards (FRS) di Hong Kong. Una relazione del direttore deve essere preparata insieme ai conti annuali.

L'azienda deve rispettare le scadenze per la presentazione dei conti annuali e i requisiti del Registro delle società e dell'autorità fiscale di Hong Kong.

È necessario conservare sempre i seguenti registri e documenti: certificato di costituzione, certificato di registrazione dell'impresa, statuto sociale, verbali di tutte le riunioni di direttori e membri, documenti finanziari aggiornati, sigillo aziendale (se presente), certificati azionari, registri ( compreso il registro dei membri, il registro degli amministratori e il registro delle azioni).

È necessario mantenere le licenze commerciali, se applicabile.

È inoltre richiesto di mantenere registrazioni contabili accurate e dettagliate per consentire di accertare prontamente i profitti stimabili dell'azienda. Tutti i record devono essere conservati per 7 anni dalla data della transazione. In caso contrario, verrà inflitta una penalità.

Se i registri contabili sono tenuti al di fuori di Hong Kong, i resi devono essere conservati a Hong Kong. Dal 1 ° gennaio 2005, Hong Kong ha adottato un quadro di standard di rendicontazione finanziaria (FRS). Questo framework è modellato sugli International Financial Reporting Standards (IFRS), emessi dall'International Accounting Standards Board (IASB).

Ora diamo un'occhiata alle parti necessarie dei documenti aziendali di un'azienda:

I libri contabili che mostrano entrate e pagamenti, nonché entrate e uscite.

La documentazione sottostante che verifica le registrazioni nei libri contabili, come buoni, estratti conto, fatture, ricevute e altri documenti pertinenti

Un record delle attività e delle passività dell'azienda.

Una registrazione giornaliera di tutto il denaro ricevuto e speso dall'azienda insieme ai dettagli di supporto delle ricevute o dei pagamenti.


Conservazione dei registri aziendali

Tieni presente che la Inland Revenue Ordinance, HK IRD, ha l'autorità di richiedere a ciascuna entità aziendale registrata di conservare i seguenti registri.

Libri contabili che registrano entrate e pagamenti o entrate e uscite.

Fatture, ricevute, estratti conto, buoni.

Registrazioni bancarie (libretti degli assegni, distinte di deposito bancario, ecc.)

Registrazioni dei redditi (ricevute, fatture, ecc.)

Acquisti e registrazioni delle spese (ricevute ottenute per pagamenti effettuati e fatture ricevute)

Registri delle attività e delle passività della persona in relazione a un determinato commercio, professione o impresa (fatture ricevute, ricevute ottenute per pagamenti effettuati e contratto di acquisto e vendita).

Tutti i registri di ingresso giornalieri di tutte le somme di denaro ricevute e spese in relazione a tale attività commerciale, professione o attività.

Laddove tale attività commerciale, professione o attività implichi il commercio di beni, è necessario conservare i registri relativi ai propri acquisti e vendite:

Dettagli completi di tutti i beni acquistati e venduti.

Le fatture delle transazioni devono mostrare merci, acquirenti e venditori.

Record di movimento delle scorte.

Bilancio delle azioni di negoziazione detenute dalla persona alla fine del periodo contabile e tutti i registri delle azioni da cui è stato redatto tale rendiconto delle azioni di negoziazione.

Laddove l'attività commerciale, aziendale o professionale implichi la fornitura di servizi, è necessario tenere un registro di tutti i servizi forniti in modo sufficientemente dettagliato. Per questo, avrai bisogno di tutti i contratti e gli accordi.

Infine, fare attenzione poiché l'ordinanza richiede che ogni azienda che esercita attività a Hong Kong debba tenere registrazioni sufficienti in inglese o in cinese tradizionale delle proprie entrate e spese e quindi consentire di accertare prontamente i profitti imponibili.

Tali registrazioni devono essere conservate per un periodo non inferiore a 7 anni. Se un'azienda non rispetta l'ordinanza senza una scusa ragionevole, c'è il rischio di subire una multa massima di HKD 100.000!


Come può aiutare una segreteria aziendale

Tutto questo può sembrarti troppo complicato. In tal caso, una segretaria aziendale può aiutare i clienti a gestire e mitigare i rischi di non conformità aziendale. Questo è il motivo per cui utilizzare servizi di segreteria in cui un'azienda ha accesso a ottimi metodi insieme a anni di esperienza è un modo sicuro per avere successo. Con questo tipo di aiuto, gli oneri amministrativi non saranno mai così fastidiosi come prima.

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